Branche: Pharmazeutika
Regionen: Europa, Naher Osten, Afrika, APAC und Nordamerika
Größe: Großunternehmen
Boehringer Ingelheim
Mit OneTrust zu globaler Datentransparenz und Verantwortlichkeit
Boehringer Ingelheim, eines der weltweit führenden Pharmaunternehmen, sah sich mit einer Herausforderung konfrontiert, mit der viele globale Konzerne zu kämpfen haben: Wie lassen sich Datenschutzverantwortlichkeiten in einer komplexen Organisationsstruktur greifbar, umsetzbar und verständlich machen? Dank der strategischen Partnerschaft mit OneTrust konnte Boehringer Ingelheim seine Datenschutzprozesse optimieren, die Rechenschaftspflicht stärken und die Grundlage für globale Transparenz schaffen.
Übersicht
Boehringer Ingelheim ist ein weltweit tätiges Pharmaunternehmen, das sich der Verbesserung der Gesundheit von Mensch und Tier verschrieben hat. Angesichts steigender datenschutzrechtlicher und regulatorischer Anforderungen erkannte das Unternehmen die Notwendigkeit, ein einheitliches, transparentes und effizientes Datenschutzprogramm für seine weltweiten Aktivitäten zu etablieren.
Verantwortung greifbar machen
Im Mittelpunkt der Datenschutzbemühungen von Boehringer Ingelheim stand die Notwendigkeit, klar zu definieren und zu kommunizieren, was es konkret bedeutet, für Daten verantwortlich zu sein. Florian Gerhard, Senior Global Data Protection Manager bei Boehringer Ingelheim, erklärt: „Die Herausforderung besteht darin, dass Mitarbeitende, die für den Datenschutz verantwortlich sind, sozusagen Schwierigkeiten haben, zu begreifen, was damit konkret gemeint ist. Worin besteht also ihre konkrete Verantwortung?“
Anstatt externe Rahmenvorgaben zu machen, hat Boehringer Ingelheim einen Bottom-up-Ansatz gewählt und die internen Stakeholder gefragt, wie sie mit Daten umgehen. Dies führte dazu, dass die Verarbeitungstätigkeiten eingeordnet werden konnten, was wiederum die Grundlage für den Registrierungsprozess bildete.
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Skalierbare und integrierte OneTrust Implementierung
Boehringer Ingelheim begann im Jahr 2021 mit der Implementierung von OneTrust. Zunächst konzentrierte man sich auf die Produkte „Data Mapping” und „Assessment Automation”, um den Registrierungsprozess zu vereinfachen und zu skalieren. Von Anfang an war eine nahtlose Integration entscheidend. Florian erklärt: „Der größte Vorteil war, dass wir ein übersichtliches Verarbeitungsverzeichnis nutzen konnten. Zudem haben wir stark von den Schnittstellen und den integrierten Informationen aus anderen Quellen innerhalb des Unternehmens profitiert.“
Durch diese Integrationen konnte das Unternehmen den durch doppelte Eingaben entstehenden Mehraufwand deutlich verringern und somit eines der größten Ärgernisse der Nutzer beseitigen. „Wir haben ziemlich früh festgestellt, dass Nutzer frustriert sind, wenn sie dieselben Informationen zwei- oder dreimal in verschiedene Tools eingeben müssen”, erklärt Florian Gerhard. „So fanden wir eine Lösung, die Daten aus anderen Systemen mühelos integriert – und die Resultate sprechen für sich,” so Florian.
„Durch die Kombination bestehender Informationen aus dem IT-Register mit Lieferantendaten schuf das Team eine solide Grundlage, dank der Nutzer alle ihnen bekannten Assets und Lieferanten an einem Ort sehen konnten. Dadurch wurden Redundanzen beseitigt, die Datenqualität verbessert und die Nutzerfreundlichkeit gesteigert.“
Im Jahr 2022 wurde die Lösung zunächst in der Unternehmenszentrale sowie in den deutschen Niederlassungen von Boehringer Ingelheim eingeführt. Ein strategischer Fahrplan bildet nun die Grundlage für die weltweite Expansion.
„Wir haben ziemlich früh festgestellt, dass Nutzer frustriert sind, wenn sie dieselben Informationen zwei- oder dreimal in verschiedene Tools eingeben müssen. So fanden wir eine Lösung, die Daten aus anderen Systemen mühelos integriert – und die Resultate sprechen für sich.“
Florian Gerhard, Senior Global Data Protection Manager, Boehringer Ingelheim
Maximaler Überblick für Führungskräfte mit leistungsstarken Dashboards
Transparenz und Rückverfolgbarkeit waren entscheidend. Mithilfe von OneTrust hat Boehringer Ingelheim ein Executive-Dashboard entwickelt, das Verarbeitungstätigkeiten mit Lieferanten, Tools und Datenspeicherorten verknüpft. Dadurch werden aus abstrakten Compliance-Vorgaben konkrete Einblicke für das Top-Management gewonnen.
Florian erklärt: „Jede Führungskraft – auch außerhalb des Vorstands – kann die Verarbeitungstätigkeit auswählen, für die sie verantwortlich ist. Dann sehen sie sofort, welche Lieferanten auf Daten zugreifen, wo diese gespeichert sind und welche Tools genutzt werden. Das ist etwas, das Führungskräfte wirklich verstehen.“
Florian erläutert, wie die gewonnene Transparenz die Verantwortlichkeit der Führungskräfte stärkt und eine proaktive Compliance-Kultur fördert. „Wir können KPIs erstellen – und Führungskräfte schätzen KPIs und Insights, oder? Einige haben sogar gefragt: ‚Geht es morgen noch besser als gestern?‘ Mehr kann man sich kaum wünschen.“
Globale Konsistenz, lokale Flexibilität
Florian und sein Team führen einen weltweit einheitlichen Registrierungsprozess ein, der unabhängig von den lokalen regulatorischen Anforderungen erfolgt. Mit seinen Worten: „Wir sind überzeugt, dass diese Transparenz darüber, was wir mit personenbezogenen Daten tun und welche Verantwortlichkeiten bei der Verarbeitung bestehen, überall notwendig ist – völlig unabhängig von gesetzlichen Vorgaben.“
Boehringer Ingelheim nutzt das OneTrust-Modul „Privacy Incident Management“, um Datenschutzvorfälle an den EU-Standorten zu bearbeiten. Eine weltweite Einführung ist nach Bedarf geplant. Im vergangenen Jahr hat das Unternehmen außerdem das Modul „Universal Consent & Preference Management“ (UCPM) implementiert, um einen skalierbaren, globalen Ansatz für die Verwaltung von Einwilligungen und Präferenzen zu schaffen.
Gemeinsam erfolgreich mit Premier Success
Boehringer Ingelheim nutzte von Anfang an den Premier Success Service von OneTrust, um eine enge Zusammenarbeit zu fördern und sicherzustellen, dass die Partnerschaft nicht rein transaktional, sondern strategisch ausgerichtet ist.
„Uns war schnell klar, dass wir jemanden brauchen, der mit uns zusammenarbeitet und unseren Ansatz nachvollziehen kann“, sagt Florian. „Wir denken nicht in Kategorien wie ‚Lieferant‘ und ‚Kunde‘. Unser Ziel ist ein gemeinsames Team, das Hand in Hand arbeitet – unabhängig davon, ob die Mitglieder für OneTrust oder ein externes Beratungsunternehmen tätig sind. Genau diese Haltung war entscheidend für unseren Erfolg.“
Ein dedizierter Customer Success Manager von OneTrust nimmt an wöchentlichen Calls mit einem funktionsübergreifenden Team teil, das Boehringer Ingelheim unterstützt. In diesem Team sind sowohl interne IT-Experten als auch externe Berater vertreten. Durch die enge und regelmäßige Zusammenarbeit konnte die Implementierung erheblich beschleunigt und eine reibungslose Abstimmung gewährleistet werden.
„Uns war schnell klar, dass wir jemanden brauchen, der mit uns zusammenarbeitet und unseren Ansatz nachvollziehen kann.“
Florian Gerhard, Senior Global Data Protection Manager, Boehringer Ingelheim
Interne Transparenz als Basis für Kundenvertrauen
Heute verfolgt Boehringer Ingelheim einen Datenschutzansatz, der auf drei Säulen beruht: Transparenz, Agilität und eine Kultur des kontinuierlichen Lernens.
Ein wesentlicher Bestandteil dieses Ansatzes ist die Offenheit für Feedback und kontinuierliche Verbesserung. „Wir fördern eine offene Haltung bei allen, die uns Rückmeldungen geben möchten. Wir stehen in ständigem Austausch mit unseren Nutzern“, erklärt Florian. „Unser Ziel ist es, das Tool so einzusetzen, dass wir jeden Tag dazulernen und uns kontinuierlich weiterentwickeln.“
Auch wenn nicht jede Anregung sofort umgesetzt werden kann, sammelt das Team kontinuierlich Erkenntnisse, um den Prozess sinnvoll weiterzuentwickeln – und stellt so sicher, dass das Tool auch zukünftig die Geschäftsanforderungen erfüllt und den sich wandelnden Anforderungen des globalen Datenschutzes gerecht wird.
Diese interne Klarheit ist die Grundlage für Vertrauen nach außen.
Florian fügt hinzu: „Wenn wir intern Transparenz darüber schaffen, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, sorgt das für mehr Klarheit bei unseren Kunden. Wir können ihnen zeigen, was mit ihren Daten passiert, und somit auch nach außen hin transparent sein.“
Agilität als Motor für kontinuierliche Verbesserung
Dank einer starken Partnerschaft, skalierbarer Tools und einer Kultur der Zusammenarbeit und kontinuierlichen Verbesserung ist Boehringer Ingelheim bestens gerüstet, um seinen globalen Erfolg weiter auszubauen.
Die Arbeit von Florian und seinem Team geht weit über reine Compliance hinaus. Mit einem transparenten, integrierten und benutzerfreundlichen Datenschutzrahmen schafft es die Grundlage für Vertrauen bei den Kundinnen und Kunden.
„Für mich steht beim Thema Vertrauen in diesem Jahr an erster Stelle, dass wir unsere Zusammenarbeit mit OneTrust fortsetzen und dabei flexibel genug bleiben, um Verbesserungen schnell zu integrieren, die unsere Prozesse weiter stärken“, fasst Florian zusammen.
„Für mich steht beim Thema Vertrauen in diesem Jahr an erster Stelle, dass wir unsere Zusammenarbeit mit OneTrust fortsetzen und dabei flexibel genug bleiben, um Verbesserungen schnell zu integrieren, die unsere Prozesse weiter stärken.“
Florian Gerhard, Senior Global Data Protection Manager, Boehringer Ingelheim
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