Evitar el caos: administrar el cumplimiento normativo mientras se eliminan complejidades

A medida que las organizaciones se expanden a nuevos mercados, sectores y entornos normativos, la gestión del cumplimiento normativo se vuelve extremadamente compleja y crítica. Por ello, mantenerse al día ante los crecientes requisitos normativos mientras escalas tus operaciones comerciales puede llegar a parecer un acto de equilibrio casi imposible. Las empresas necesitan herramientas que estén diseñadas para ayudar a simplificar, optimizar y reforzar sus programas de cumplimiento normativo. En este aspecto, OneTrust es consciente de los problemas a los que se tienen que enfrentar estos equipos y sus organizaciones en general.

Para ayudarte a gestionar la complejidad, herramientas como la función de cumplimiento normativo para múltiples ámbitos pueden aportar nuevos niveles de eficiencia, precisión y visibilidad a los equipos encargados de supervisar el cumplimiento normativo en ecosistemas empresariales dinámicos. Al eliminar los flujos de trabajo redundantes, mejorar la gobernanza de los controles y acelerar la generación de informes de cumplimiento normativo, las organizaciones pueden cumplir con confianza los requisitos locales y globales, sin tener que sacrificar la agilidad operativa.

El desafío del cumplimiento normativo: complejidad, redundancia y agotamiento de recursos

En la actualidad, los profesionales del campo del cumplimiento normativo se enfrentan a una paradoja familiar pero frustrante: aunque los marcos y los requisitos de auditoría están impulsados por la misma información empresarial, la forma en que suelen gestionarse parece desconectada y contradictoria.

Tanto si te preparas para una auditoría como si informas a las partes interesadas, los equipos experimentan dificultades con:

• Los controles duplicados entre marcos y unidades de negocio
• La visibilidad fragmentada entre sistemas, activos y zonas geográficas
• La recopilación de pruebas que requiere muchos recursos
• Los flujos de trabajo manuales y repetitivos que consumen recursos de alto valor

En definitiva, las organizaciones necesitan las herramientas adecuadas para librarse de los «silos de cumplimiento normativo» y lograr un enfoque más unificado, eficiente y continuo para la gestión del cumplimiento normativo.

Cómo funciona el cumplimiento normativo en múltiples ámbitos

OneTrust ayuda a las empresas a escalar el cumplimiento normativo creando primero una panorámica de tu organización. Esto puede ser tan simple como un inventario de productos y servicios para aplicar y monitorizar el SOC 2 o un inventario más amplio de tu ecosistema empresarial con el fin de asignar tu sistema de gestión de seguridad de la información en diferentes entidades, activos, procesos y proveedores.

En líneas generales, el cumplimiento en múltiples ámbitos permite que las organizaciones puedan gestionar el cumplimiento normativo de modo integral o preciso en todo su ecosistema empresarial. Asimismo, permite que los equipos puedan implementar, monitorizar e informar sobre el cumplimiento normativo en diferentes inventarios, sistemas y unidades de negocio, sin trabajo redundante ni requisitos contradictorios.

Abajo se enumeran los puntos a destacar:

Iniciativas de múltiples inventarios

Define el ámbito y pon en marcha iniciativas de cumplimiento en toda tu organización o concentra tus esfuerzos en un subconjunto específico de la empresa, ya sea una oficina regional, una línea de negocio o la recopilación de activos críticos. Además, los equipos pueden disfrutar de una mejor visibilidad y rendición de cuentas enfocadas dentro de una sola iniciativa.

Aplicación de controles flexible

Aplica controles de modo preciso en todos tus inventarios dentro del ámbito, adaptando la implementación para reflejar los matices a nivel local y manteniendo el correcto ajuste con los requisitos globales. Asimismo, equilibra las diferentes obligaciones de cumplimiento normativo sin sobrecargar a los equipos ni diluir los controles.

Controles compartidos

Implementa controles compartidos una vez y vuelve a aplicarlos en cualquier inventario. Elimina las implementaciones de controles redundantes e impulsa la consistencia, lo que reduce los gastos generales y simplifica la recopilación de evidencias para los requisitos comunes como la gestión de accesos, las políticas de protección de datos o el cifrado.

La función de cumplimiento en múltiples ámbitos ayuda a las empresas a:

• Generar informes con mayor rapidez y precisión en diferentes marcos de cumplimiento normativo y unidades de negocio
• Simplificar la recopilación de evidencias centralizando la monitorización y reduciendo las solicitudes internas
• Mejorar los ajustes operativos entre los equipos de cumplimiento normativo, seguridad y negocio
• Optimizar la asignación de recursos concentrando los esfuerzos donde más se necesitan

Al aunar los informes de cumplimiento normativo y la gestión de controles operativos, el cumplimiento en múltiples ámbitos transforma el cumplimiento en una ventaja estratégica y escalable.

Puesta en práctica del cumplimiento normativo en múltiples ámbitos

El cumplimiento en múltiples ámbitos puede tener un impacto inmediato para las organizaciones en ciertos supuestos.

Cuando tu negocio se internacionaliza, los requisitos de cumplimiento normativo pueden variar drásticamente según la región, la normativa o la norma técnica. Por este motivo, el cumplimiento en múltiples ámbitos permite que puedas:

• Aplicar controles más estrictos cuando sea necesario mientras conservas políticas más flexibles en otros espacios.
• Poner en marcha iniciativas concretas para requisitos técnicos únicos, como el cifrado de datos en reposo o las restricciones de transferencia de datos en activos o áreas específicas del negocio.
• Mantener la supervisión del cumplimiento normativo en todo tu ecosistema empresarial mientras evalúas nuevas regiones de modo automatizado.

Simplificar los controles compartidos y específicos de los activos también hace que esto se note en todo tu ecosistema de TI. Algunos controles, como las políticas de contraseñas o la gestión de accesos, se aplican de forma amplia o se controlan de modo centralizado en todo el entorno, mientras que otros, como las configuraciones técnicas vinculadas a aplicaciones o sistemas específicos, requieren una implementación localizada.

En este respecto, el cumplimiento en múltiples ámbitos permite que las organizaciones puedan:

• Administrar los controles compartidos una vez con posibilidad de aplicarlos de forma global en todas las unidades de negocio.
• Llevar un seguimiento de controles técnicos concretos donde se necesite aislar configuraciones específicas del sistema, supervisar de manera periódica y recopilar evidencias.
• Reducir la carga de trabajo redundante a la vez que preservas los matices necesarios para el cumplimiento técnico.

Asimismo, la recopilación de evidencias de cumplimiento normativo puede ser uno de los aspectos más laboriosos de la gestión del cumplimiento normativo. Por eso mismo, nuestra función puede ayudarte a:

• Monitorizar los controles de forma centralizada o dentro de áreas específicas de tu negocio.
• Recopilar datos de cumplimiento normativo de modo más eficiente y preciso, lo que respalda ciclos de generación de informes más rápidos y una gestión de riesgos más informada.
• Sentar las bases para la automatización de las actualizaciones de cumplimiento normativo y la generación de informes a medida que va madurando tu programa.

Las exigencias normativas no se están ralentizando, y tu negocio tampoco. La función de cumplimiento en múltiples ámbitos permite que los líderes de cumplimiento normativo, riesgo y seguridad puedan ir más allá de una gestión de cumplimiento normativo manual y fragmentada a un modelo consistente y escalable que vaya al ritmo del crecimiento y el cambio.

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