Les organisations soumises au RGPD sont conformes quand elles satisfont ses exigences en termes de traitement des données personnelles.
Robb Taylor-Hiscock
Privacy Content Lead, CIPP/E, CIPM
16 avril 2021
Être conforme au RGPD, ou Règlement général sur la protection des données, consiste pour les organisations qui y sont soumises à répondre à ses exigences pour le traitement des données à caractère personnel.
Le RGPD décrit certaines obligations que les organisations doivent respecter et qui limitent la façon dont les données à caractère personnel peuvent être utilisées. Il définit également huit droits des personnes concernées sur leurs données à caractère personnel. Au bilan, le RGPD confère aux individus plus d’autonomie sur leurs informations personnelles et sur la manière dont elles sont utilisées.
Le RGPD est la loi la plus robuste en matière de protection des données personnelles en vigueur aujourd’hui dans le monde. Créé par l’Union européenne (UE) pour réglementer la façon dont les organisations collectent, traitent et protègent les données à caractère personnel des résidents de l’UE, le RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018 et constitue une réglementation contraignante écrite directement dans les lois des États membres. Il est conçu pour renforcer les droits sur la protection des données en donnant aux personnes concernées le contrôle de la manière dont leurs données à caractère personnel sont obtenues, utilisées et partagées.
Le RGPD a trois objectifs principaux :
Avant d’aller plus loin, voici la terminologie de référence du RGPD :
Pour établir si vous êtes soumis au RGPD, vous devez tenir compte à la fois du « champ d’application matériel » (c.-à-d. du fait que votre traitement est réglementé par le RGPD ou non) et du « champ d’application territorial » (c.-à-d. si vous êtes dans une juridiction où le RGPD s’applique ou non).
Il est possible pour les organisations américaines de se trouver dans le champ d’application du RGPD. Pour déterminer si votre organisation doit se conformer ou non, la même analyse doit être appliquée en examinant les champs d’application matériel et territorial de la loi. En résumé, si votre organisation traite (c.-à-d. collecte, enregistre, structure, stocke, modifie, utilise, divulgue, efface, etc.) des informations personnelles de personnes résidant dans l’UE dans le cadre d’échange de biens ou de services ou aux fins de surveiller le comportement de citoyens de l’UE, il est très probable que vous entrez dans le champ d’application du RGPD.
Le RGPD s’applique aux traitements des données à caractère personnel effectués entièrement ou partiellement par des moyens automatisés. Il s’applique également aux traitements qui n’utilisent pas de moyens automatisés mais qui contribuent ou sont destinés à contribuer à des systèmes de classement. Cela couvre la plupart des activités que les organisations effectuent sur les données personnelles, notamment la collecte, l’enregistrement, le stockage, l’accès ou la consultation, l’utilisation, l’analyse, la combinaison, la divulgation ou la suppression.
Le RGPD s’applique au traitement des données à caractère personnel par les responsables du traitement ou les sous-traitants établis dans l’UE, que le traitement ait lieu dans l’UE ou non.
Il peut également être applicable de façon extraterritoriale pour les responsables du traitement ou les sous-traitants qui ne sont pas établis dans l’UE, s’ils proposent des biens ou des services à des personnes concernées dans l’UE ou s’ils surveillent le comportement de personnes concernées dans l’UE. Par exemple, le RGPD sera applicable à un site Web d’achat en ligne américain qui attire et offre des marchandises à des clients dans l’UE. Le RGPD s’applique même si les biens et les services sont proposés gratuitement. Les agences gouvernementales étrangères et les organisations à but non lucratif sont également couvertes. Par exemple, le RGPD s’applique à une page d’informations de voyage gérée par le gouvernement d’un État américain qui recueillerait des informations personnelles telles que des adresses IP quand les visiteurs du site résidant dans l’UE accèdent à des informations de voyage gratuites.
Le RGPD définit huit droits fondamentaux pour les personnes concernées, auxquels s’ajoute le droit de retirer leur consentement. Passons-les en revue :
Les bases étant posées, il est temps de passer aux mesures que votre organisation peut prendre pour être conforme au RGPD. La conformité au RGPD peut différer légèrement en fonction de votre organisation, mais toutes peuvent prendre certaines mesures immédiatement pour créer un programme de protection des données personnelles conforme au RGPD :
Examinons chacune de ces étapes plus en détail.
Le RGPD définit sept principes clés qui doivent être au cœur de votre approche du traitement des données à caractère personnel :
Le RGPD exige la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour appliquer efficacement les principes de protection des données et garantir les droits des personnes concernées. C’est ce qu’on appelle la « protection des données dès la conception et par défaut ». Cela signifie que vous devez intégrer la protection des données dans vos traitements et dans vos pratiques d’entreprise depuis la phase de conception tout au long du cycle de vie du traitement des données.
Articles du RGPD :
Le RGPD exige des organisations qu’elles conservent des registres de leurs traitements et qu’elles garantissent que ces registres sont toujours à jour. La cartographie des données décrit le processus opérationnel permettant de générer un inventaire central des flux de données de l’organisation et de les tenir à jour.
Bien que le RGPD ne parle pas spécifiquement de cartographie de données, il exige à la fois des responsables du traitement et des sous-traitants (B2B et B2C) qu’ils tiennent un inventaire des traitements. L’article 30 du RGPD est extrêmement précis dans ses exigences et même si une organisation a déjà effectué une cartographie de données, elle devra être mise à jour ou refaite pour satisfaire aux exigences du RGPD.
Articles du RGPD :
Le RGPD exige des responsables du traitement qu’ils effectuent une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) lorsque les traitements sont susceptibles d’entraîner un risque élevé pour les individus. De nombreux éléments dans le GDPR rendent cette analyse plus complexe qu'un questionnaire standard ; par exemple, en exigeant l'implication d'un délégué à la protection des données (DPO) dans certains workflows, en suivant les activités d'atténuation, en documentant le risque en termes de préjudice pour l'individu, en consultant les personnes concernées, etc.
En pratique, les organisations mettent en général en place un questionnaire de cadrage initial pour analyser les risques, puis déterminer si une AIPD complète est nécessaire. Ces exigences en matière de workflow et de documentation, ainsi que l’expérience utilisateur et les attentes en matière d’intégration des utilisateurs métier, nécessitent des outils conçus par finalité pour rendre le RGPD opérationnel.
Correctement mises en œuvre, les AIPD peuvent constituer une approche efficace pour répondre aux exigences de protection des données dès la conception et par défaut.
Articles du RGPD :
Le RGPD établit un standard plus élevé pour les organisations qui traitent les données sur la base du consentement. Par exemple, le consentement doit être spécifique, clair et exprimé dans un langage simple, ne pas être noyé dans des mentions juridiques, ne pas être regroupé avec d’autres mentions, être facile à retirer, etc. En outre, les organisations doivent être en mesure de démontrer que le consentement a été reçu de manière granulaire.
Articles du RGPD :
En vertu de la directive ePrivacy, les organisations doivent dire aux personnes si elles utilisent des cookies et expliquer ce qu’ils font et pourquoi. Le consentement de l’utilisateur doit être obtenu par un processus qui permet à l’organisation de démontrer qu'il a été donné par une action positive et claire. Les utilisateurs doivent également être informés des différentes fonctions des cookies utilisés sur le site Web, ainsi que de l’identité des organisations qui les déploient et utilisent les données collectées par leur intermédiaire. Les cookies essentiels pour offrir un service en ligne à la demande de la personne - par exemple pour se souvenir de ce qui se trouve dans son panier en ligne ou pour assurer la sécurité de services bancaires en ligne - bénéficient d’une exception. Les mêmes règles s’appliquent pour les autres types de technologies utilisées pour stocker ou accéder aux informations sur les appareils des individus (par exemple, les SDK pour les applications mobiles).
Les exigences de la directive ePrivacy s’appliquent de la même façon, que les cookies traitent des données anonymes ou personnelles. Même lorsque les données recueillies par les cookies sont anonymes, le consentement de l’utilisateur à leur collecte doit respecter les exigences du RGPD. Si elles ne sont pas anonymes, l’organisation devra respecter des règles du RGPD supplémentaires pour la protection des données à caractère personnel, telles que la conduite d’une AIPD et l’enregistrement du traitement dans des registres.
Le RGPD a influencé la rédaction du règlement e-Privacy qui remplacera la directive actuelle et s’alignera encore plus étroitement avec lui. Les organisations seront confrontées à des pénalités augmentées et à une action réglementaire plus ciblée dans le règlement e-Privacy.
Articles du RGPD :
Le RGPD accorde aux personnes concernées des droits spécifiques, tels que : la portabilité des données, l’accès, l’effacement ou « droit à l’oubli », la rectification, etc. De plus, il existe des exigences spécifiques en matière de conservation des registres concernant le délai de réponse, la possibilité de demander une prolongation, l'obligation de valider l'identité, la transmission sécurisée de la réponse à l'individu, pour n'en citer que quelques-unes. Disposer d’un portail automatisé qui peut aider à prendre en charge et à trier ces demandes est une étape essentielle dans la gestion, le suivi et le reporting de vos demandes d’exercice de droits.
Articles du RGPD :
Le RGPD stipule que le responsable du traitement est responsable des actions du sous-traitant ou des violations dans lesquelles il pourrait être impliqué. Il est essentiel d’analyser les transferts de données et les obligations contractuelles du sous-traitant avec le même niveau de diligence que les traitements internes pour avoir une posture défendable dans l’éventualité où une violation de données aurait lieu chez un sous-traitant. De plus, les organisations peuvent ainsi savoir rapidement quelles données ont été affectées par toute violation de données.
Articles du RGPD :
Le RGPD exige strictement de notifier l’autorité de contrôle sous 72 heures lorsqu’une violation de données se produit. Dans le cas où elle est susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, les personnes concernées doivent également être averties. Il est essentiel pour les organisations de mettre en place un processus systématique pour répondre à ces exigences.
Articles du RGPD :
Le RGPD exige que les données à caractère personnel transférées en dehors de l’EEE bénéficient du même niveau de protection que les données traitées dans l’UE. Les organisations sont donc tenues de vérifier et de garantir qu’elles ont mis en place des mécanismes appropriés pour le transfert de données transfrontalier.
Le premier élément à vérifier lors du transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers est l’existence d’une « décision d’adéquation ». Il s’agit d’une décision prise par la Commission européenne quand elle considère qu’un pays tiers ou qu’une organisation internationale garantit un niveau de protection des données adéquat. Ce type de décision est soumis à révision par la Commission et peut être annulé (par ex., EU-US Privacy Shield). On peut également citer le cas où la Commission européenne a accordé deux décisions d’adéquation au Royaume-Uni suite au Brexit.
En l’absence de décision d’adéquation, le RGPD autorise les transferts si le responsable du traitement ou le sous-traitant fournit des « garanties appropriées ». La protection la plus couramment utilisée est les « clauses contractuelles types », qui imposent des obligations à l’exportateur et à l’importateur de données et accordent des droits aux personnes concernées.
Le transfert de données est possible même s’il n’y a pas de décision d’adéquation ni de garanties appropriées. Dans ce cas, les organisations peuvent s’appuyer sur une dérogation, comme le consentement explicite de la personne concernée ou la nécessité du transfert pour exécuter un contrat. Cependant, cela n’est pas recommandé, car sans garanties appropriées, le risque de violation de données est plus élevé.
Articles du RGPD :
Le RGPD exige qu’un délégué à la protection des données surveille la conformité de l’organisation au RGPD, ce qui inclut la sensibilisation et la formation du personnel. Les organisations doivent dispenser à leur personnel des formations initiales et des remises à niveau. Pour prouver la conformité, il faut aussi mettre en place un dispositif pour tenir des registres des formations.
Articles du RGPD :
Le RGPD exige des organisations qu’elles désignent un délégué à la protection des données (DPO) s’il s’agit d’une autorité ou d’un organisme public, si leurs activités principales nécessitent une surveillance régulière et systématique à grande échelle des individus (par exemple, pour le suivi du comportement en ligne) ou si leurs activités principales consistent en un traitement à grande échelle de catégories particulières de données ou de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.
Le DPO est chargé de garantir la conformité au RGPD. Il aide l’organisation à surveiller la conformité interne, à informer et à conseiller sur les obligations de protection des données, à donner des conseils concernant les analyses d’impact sur la protection des données (AIPD) et à servir de point de contact pour les personnes concernées et les autorités de protection des données.
Articles du RGPD :
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