Man mano che le aziende si espandono e si evolvono, si affidano sempre più a una rete di fornitori, vendor e partner di servizi di terze parti di importanza cruciale per migliorare le loro capacità. Questo ecosistema di terze parti è fondamentale per scalare le operazioni, promuovere l'innovazione e migliorare l'efficienza. Tuttavia, per quanto vantaggiose possano essere queste collaborazioni, comportano anche rischi significativi per la sicurezza. Le organizzazioni devono quindi bilanciare gli obiettivi di crescita strategica con solide misure di sicurezza per garantire che il loro ecosistema di terze parti rimanga dinamico e sicuro.

In cosa consiste un moderno ecosistema di terze parti?

L'ecosistema di terze parti di un'azienda comprende tutte le entità esterne che forniscono beni, servizi o assistenza. Di seguito sono riportati una serie di attori che possono essere inclusi in un ecosistema di questo tipo.

• Vendor e fornitori: organizzazioni che forniscono materie prime, tecnologie o servizi.
• Appaltatori e consulenti: professionisti che contribuiscono per un periodo di tempo determinato.
• Fornitori di servizi: aziende che offrono supporto informatico, servizi cloud, servizio clienti e altre operazioni esternalizzate.
• Partner e affiliati: aziende che collaborano su attività strategiche, operative o di marketing.
• Organismi responsabili della regolamentazione e della conformità:: entità che aiutano le organizzazioni a rispettare gli standard del settore.

Questo ecosistema svolge un ruolo critico nelle operazioni aziendali quotidiane, ma introduce anche potenziali vulnerabilità, rendendo essenziale la gestione del rischio.

Quali sono i rischi terze parti più comuni?

Quando un'organizzazione si rivolge a terzi, si assume implicitamente un rischio aggiuntivo. Sebbene i controlli operativi e di sicurezza interni possano essere rigorosi, non c'è garanzia che le entità esterne si attengano agli stessi standard. Questo aumenta l'esposizione a tutta una serie di rischi.

1. Sicurezza informatica/rischio InfoSec

Le violazioni di dati di terze parti o le vulnerabilità della sicurezza possono esporre informazioni sensibili, con conseguenti perdite finanziarie, ramificazioni legali e danni alla reputazione. Pratiche di sicurezza inadeguate, protocolli di autenticazione deboli o software obsoleti nel sistema di un vendor possono offrire ai criminali informatici una via d'accesso alla tua organizzazione.

2. Privacy dei dati

Se la tua organizzazione condivide i dati sensibili dei clienti con terze parti, devi assicurarti che i dati siano sempre protetti. Qualsiasi violazione o incidente che si verifichi, anche per colpa di terze parti, è sempre responsabilità della tua organizzazione. 

3. Rischi operativi

Quando una terza parte non riesce a offrire un prodotto o un servizio di importanza critica, può causare un'interruzione significativa delle attività. Un ritardo del fornitore, un'interruzione del software o un fornitore poco efficiente possono creare un effetto domino che interrompe la produzione.

4. Rischi finanziari

Un fornitore terzo finanziariamente instabile può essere una minaccia per la tua azienda. Se un vendor si trova in difficoltà economiche, potrebbe dover economizzare, diminuire la qualità del servizio o addirittura cessare del tutto l'attività, il che inciderebbe sulla tua stabilità finanziaria e continuità aziendale. Questo rischio si presenta quando le azioni o gli errori di un vendor hanno un impatto negativo sul successo finanziario della tua organizzazione, portando potenzialmente a fatture non pagate, servizi interrotti o passività finanziarie. 

5. Rischi legali e di conformità

Le organizzazioni che operano in settori regolamentati devono rispettare leggi come il GDPR, la legge sulla portabilità e la responsabilità dell'assicurazione sanitaria (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPPA) e altre. Se una terza parte non soddisfa questi standard di conformità, l'azienda che l'ha assunta potrebbe essere soggetta a sanzioni legali, multe e subire danni che potrebbero ledere la sua reputazione. Ad esempio, ai sensi del regolamento relativo alla resilienza operativa digitale (Digital Operational Resilience Act, DORA) e per quanto riguarda il rispetto dei requisiti normativi, tra cui le valutazioni del rischio e l'approvvigionamento etico, le entità finanziarie sono ora responsabili di tutti i rischi a valle per terze e quarte parti e per tutte le altri parti della loro rete estesa di vendor. 

6. Rischi strategici e di rendimento

Se un partner di terze parti non è allineato con gli obiettivi aziendali o non riesce a rispettare le consegne concordate, può ostacolare i tuoi obiettivi strategici. Per mitigare questo rischio, è fondamentale stabilire una comunicazione chiara e puntuale.

7. Rischi per la reputazione

Le pratiche non etiche, i problemi legali o le controversie pubbliche di una terza parte possono avere un impatto negativo sulla reputazione della tua azienda. Anche se un problema non è correlato alle tue operazioni, i clienti e gli stakeholder possono associarlo al tuo marchio.

8. Rischi geopolitici

La posizione di un fornitore o la regione in cui vengono forniti i servizi possono rappresentare una sfida a causa dell'evoluzione delle normative, delle restrizioni commerciali, delle tariffe o dell'instabilità politica. Con l'aumento dell'imprevedibilità degli eventi globali, questo rischio aumenta di pari passo.

9. Rischi relativi alla catena di fornitura e di concentrazione

Man mano che il tuo ecosistema di terze parti cresce, il rischio di concentrazione lungo la catena di fornitura si espande. Ciò comporta anche l'insorgere di rischi provenienti da altre parti della catena di fornitura, tra cui le quarte parti e quelle aggiuntive. 

Come gestire e misurare il tuo ecosistema di terze parti

Alla luce di questi rischi, le aziende devono adottare un approccio dinamico per gestire in modo efficace il proprio ecosistema di terze parti. Ecco le strategie più rilevanti per garantire la sicurezza man mano che espandi la tua rete di collaborazioni.

1. Esegui una due diligence completa

Concentrati sullo screening dei segnali d'allarme in termini di etica, conformità e capitale. Questa operazione deve includere anche uno screening della sicurezza informatica. 

2. Conduci una valutazione basata sui dati e sul rischio

Utilizza le informazioni che hai ottenuto dallo screening con dettagli di engagement per condurre una valutazione approfondita e un questionario sui rischi più preciso. Questo è il passo più importante per scalare in modo sicuro. 

3. Implementa contratti e SLA solidi

Assicurati che tutti gli accordi definiscano chiaramente le aspettative di sicurezza, i requisiti di conformità e metriche delle prestazioni. Accordi ben strutturati sui livelli di servizio (Service Level Agreement, SLA) possono contribuire a mitigare il rischio responsabilizzando le terze parti.

4. Monitora e conduci audit periodicamente

Il monitoraggio continuo delle prestazioni, dei protocolli di sicurezza e della stabilità finanziaria delle terze parti può aiutare a identificare i rischi potenziali prima che si aggravino. Audit e valutazioni di sicurezza regolari assicurano la costante conformità agli standard del settore.

5. Utilizza la tecnologia per la gestione del rischio

Sfruttare soluzioni automatizzate di gestione del rischio terze parti (Third-Party Risk Management, TPRM) può aiutare a semplificare le valutazioni dei vendor, ridurre il carico relativo al controllo della conformità e identificare i problemi e i rischi emergenti. 

6. Sviluppa un solido piano di intervento in caso di incidenti

In caso di violazione della sicurezza o di interruzione di servizio da parte di vendor, un piano di risposta agli incidenti ben definito può aiutare a mitigare i danni e a riprendersi rapidamente. È necessario stabilire in anticipo chiari percorsi di escalation, strategie di comunicazione e piani di emergenza. Queste strategie devono essere sviluppate in collaborazione con la terza parte e le funzioni principali devono essere specificate nel contratto.

7. Promuovi una comunicazione trasparente

Mantenere un dialogo aperto e continuo con le terze parti assicura che le aspettative siano chiare e che i potenziali rischi vengano affrontati insieme. Rapporti solidi, costruiti sulla fiducia e sulla trasparenza, sono fondamentali per le partnership a lungo termine.

Rafforzare l'ecosistema con Third-Party Management di OneTrust

La gestione di un ecosistema di terze parti su larga scala richiede un approccio sofisticato e dinamico. Third-Party Management di OneTrust offre una soluzione completa per le organizzazioni che desiderano migliorare le proprie strategie di gestione del rischio terze parti. Automatizzando la due diligence, monitorando la conformità e fornendo informazioni sui rischi in tempo reale, OneTrust aiuta le aziende a scalare le partnership esterne mantenendo una rigorosa sicurezza e conformità normativa.

Vantaggi più importanti di Third-Party Management di OneTrust

• Gestione automatizzata del ciclo di vita: un modo coerente ed efficiente per assumere e gestire terze parti. 
• Screening e monitoraggio basati sui dati: monitora le informazioni sui fornitori provenienti da origini dati esterne su cui basarti per prendere decisioni su eventuali azioni da intraprendere.
• Processo decisionale basato sul rischio: assicurati che le terze parti siano partner sicuri. 

Espandere l'ecosistema di terze parti di un'azienda è un passo inevitabile e necessario per la crescita, ma comporta una serie di rischi. Implementando rigorose misure di sicurezza, valutando periodicamente le relazioni con terze parti e sfruttando tecnologie di gestione del rischio come quella offerta da OneTrust, le aziende possono espandere le loro partnership in tutta tranquillità. La chiave è bilanciare agilità e sicurezza, assicurando che qualsiasi rapporto con terze parti rafforzi, anziché minacciare, il successo a lungo termine dell'organizzazione.